Unter ‘Meine Daten’ hinterlegt der Nutzer seine Adressdaten. Für das Auslösen von Bestellungen ist dieses nicht wichtig, allerdings sind die Daten für die Rechnungserstellung notwendig. Sollte das Datum der Rechnungserstellung immer näher rücken, ohne dass die notwendigen Angaben getätigt worden sind, erhält der Mitarbeiter oder das Vereinsmitglied in regelmäßigen Abständen Erinnerungs-Nachrichten, mit der Bitte, die fehlenden Daten nachzutragen.

Die Daten in den Einstellungen sind für jeden Account bereits gefüllt. Neben Namen, Kürzel und E-Mail-Adresse, die bereits von dem Administrator eingetragen wurden, hat jeder Nutzer hier die Möglichkeit, sein Passwort zu ändern.

Unter dem Punkt ‘Zahlungsdaten’ trägt jeder Mitarbeiter oder jedes Vereinsmitglied seine kompletten Bankdaten ein und erteilt die Zustimmung zur Erteilung eines SEPA-Mandats*. Für das Auslösen von Bestellungen ist dieses nicht wichtig, allerdings sind die Daten für die Rechnungserstellung notwendig. Sollte das Datum der Rechnungserstellung immer näher rücken, ohne dass die notwendigen Angaben getätigt worden sind, erhält der Mitarbeiter oder das Vereinsmitglied in regelmäßigen Abständen Erinnerungs-Nachrichten, mit der Bitte, die fehlenden Daten nachzutragen.

* Das Modul ‘SEPAMandat’ ist nur für die Versionen Classic und Premium erhältlich.

Jeder Mitarbeiter oder jedes Vereinsmitglied hat die Möglichkeit, sich in seinem Account einen Überblick seiner Bestellungen zu verschaffen. Hierfür wird neben einem Internetanschluss lediglich das Benutzer-Kürzel und das dazugehörige Passwort benötigt. Ist der Nutzer in seinem Account eingeloggt, findet er unter ‘Meine Bestellungen’ neben Datum, Menge und Betrag der jeweiligen Bestellung nähere Daten, wie z.B. die Produkte, die bestellt wurden. Zusätzlich wird bei jeder Bestellung die Rechnungsnummer aufgeführt, mit der diese berechnet wurde.

In der Rechnungsübersicht des Accounts sind sämtliche angefallenen Monatsrechnungen aufgelistet. In der Übersicht sind das Ausstellungsdatum, die Rechnungsnummer, der Netto- und der Bruttobetrag aufgeführt. Sollte einem Nutzer eine Rechnung verloren gegangen sein, hat er unter ‘Meine Rechnungen’ die Möglichkeit, die betreffende Rechnung als pdf zu öffnen und auszudrucken bzw. zu speichern.

Der Punkt ‘meine Firma’ ist nur für den jeweils zuständigen Company-Admin der selbstbedienBar sichtbar und wird in seinem Account als letzte Position im Menü aufgeführt. Neben Firmenanschrift und Bankdaten der Firma werden hier die Nutzerliste, die Freibezüge und die In-House-Rabatte verwaltet. Außerdem werden hier die angefallene Bewirtungskosten der jeweiligen Firma angezeigt.